Derfor er datakvalitet den største risikofaktor i jeres toldbehandling

Når varen ikke er problemet, men dokumentationen er

Hos Toft/Mikkelsen møder vi ugentligt virksomheder, der oplever det samme mønster: en sending bliver forsinket, en vare bliver stående i tolden, eller regningen for told viser sig at være højere, end den burde være. Den umiddelbare reaktion er ofte at lede efter fejl i selve varen eller i samarbejdet med speditøren. Men i langt de fleste sager, vi rådgiver om, ligger årsagen et andet sted: i dokumentationen bag varen.

Det er ikke en detalje. Det er den enkeltfaktor, der har størst betydning for, om en fortoldning glider gennem systemet, eller om den ender som en forsinket sag med ekstra omkostninger til følge.

9 ud af 10 forsinkede fortoldninger bunder i dårlig datakvalitet

Efter vores erfaring skyldes op mod 90% af alle fortoldninger, der bliver forsinket eller udtaget til kontrol, dårlig datakvalitet frem for reelle uregelmæssigheder. Der er sjældent tale om forsøg på at omgå reglerne. Det er som regel mangelfuld, forældet eller unøjagtig dokumentation, som ingen i virksomheden har haft tid, ressourcer eller specialviden til at holde ved lige løbende.

Det er en vigtig pointe, fordi den ændrer, hvor virksomheder bør lægge deres indsats. Problemet er sjældent, at man ikke kender reglerne på det tidspunkt, en vare første gang bliver håndteret. Problemet er, at reglerne og virksomhedens interne data driver fra hinanden over tid, uden at nogen opdager det, før Toldstyrelsen gør.

Konsekvenserne: forsinkelser, tilbageholdte varer og for meget betalt i told

Når datakvaliteten svigter, mærker virksomheden det på flere fronter samtidig. Forsyningskæden bliver forsinket, fordi varer bliver stående i tolden, mens dokumentationen bliver undersøgt eller efterspurgt på ny. Produktion og leverancer til kunder kommer under pres, uden at der er noget at gøre ved det i situationen. I andre tilfælde bliver der betalt for meget i told, fordi virksomheden ikke har kunnet dokumentere en oprindelse eller klassificering, der reelt berettigede til en lavere sats. Og i de mest alvorlige tilfælde kan gentagne eller væsentlige fejl udvikle sig til et retligt forhold for virksomheden.

Fælles for alle disse konsekvenser er, at de sjældent kommer som en enkeltstående hændelse. De er som regel symptomet på en underliggende svaghed i, hvordan virksomheden vedligeholder sin dokumentation over tid.

Forældede oprindelsescertifikater er en stille risiko

En af de mest udbredte årsager, vi støder på, handler om oprindelsesdokumentation. Et oprindelsescertifikat bliver typisk udstedt korrekt på det tidspunkt, en handel indgås. Men oprindelsesreglerne står ikke stille — de ændrer sig løbende i frihandelsaftaler, i EU-lovgivning og i de leverandørerklæringer, som certifikatet hviler på.

Det, vi ser gang på gang, er, at virksomhedens interne processer ikke følger med den udvikling. Man fortsætter med at bruge en oprindelsesstatus, der engang var korrekt, uden at nogen har til opgave at holde øje med, om den stadig holder. Det bliver sjældent opdaget internt. Det bliver opdaget, når Toldstyrelsen retter henvendelse, eller når en vare bliver taget ud til kontrol ved grænsen. På det tidspunkt er skaden allerede sket.

Glemte HS-koder sender jeres varer direkte til kontrol

Den anden gennemgående faldgrube handler om toldklassificering. Mange virksomheder klassificerer deres varer korrekt én gang og lader herefter koden stå uændret år efter år. Problemet er, at HS-nomenklaturen og de nationale tariferinger løbende bliver opdateret, og at en vares sammensætning, anvendelse eller emballering kan ændre sig, uden at klassificeringen bliver revurderet i takt med det.

En forkert eller forældet HS-kode er en af de hyppigste enkeltårsager til, at varer bliver udtaget til fysisk kontrol. Det er samtidig en af de nemmeste ting at forebygge — hvis man har en fast rutine for det. De færreste virksomheder har det.

Skærpet opsyn: prisen for gentagne fejl

Konsekvenserne af dårlig datakvalitet stopper ikke ved den enkelte sag. Når en virksomhed gentagne gange bliver udtaget til kontrol eller får afvigende klassificeringer eller oprindelsesangivelser påpeget, ændrer det virksomhedens risikoprofil hos Toldstyrelsen. Resultatet er som regel skærpet opsyn fremadrettet: flere kontroller, længere sagsbehandlingstid og mere administration for virksomheden i hver eneste fortoldning fremover.

Det er dermed ikke kun et spørgsmål om den enkelte forsinkelse eller den enkelte regning. Det er et spørgsmål om, hvordan virksomheden bliver mødt af myndighederne fremadrettet — og det er langt dyrere at rette op på et dårligt omdømme hos Toldstyrelsen end at forebygge det.

Sådan får I styr på datakvaliteten, før Toldstyrelsen gør det for jer

Det gode budskab er, at langt de fleste af disse problemer kan forebygges. Det kræver ikke en større omvæltning af virksomhedens processer — det kræver et systematisk eftersyn af den dokumentation, der allerede findes, og en fast rutine for at holde den opdateret, i takt med at reglerne og virksomhedens varer udvikler sig.

Det er præcis det, vi hjælper vores kunder med hos Toft/Mikkelsen: en gennemgang af jeres toldmæssige dokumentation, herunder oprindelsescertifikater, leverandørerklæringer og HS-klassificeringer, så I får rettet op på svaghederne, før de bliver til forsinkelser, overbetalt told eller skærpet kontrol.

Vil I vide, hvor godt styr jeres virksomhed reelt har på sin datakvalitet? Kontakt os for en uforpligtende snak om jeres toldmæssige dokumentation.