Dårlige stamdata koster told: Sådan sikrer I HS-koder og oprindelse

Af Jesper Toft, medstifter af Toft/Mikkelsen ApS

Mange SMV'er har en skjult risiko liggende i ERP-systemet: stamdata om varerne, der er forkerte, forældede eller mangler. Vi ser det hver uge. Containere står stille, told bliver efteropkrævet, og varer bliver solgt uden at nogen har tjekket, om de er omfattet af sanktioner. Det starter næsten altid med de samme to datafelter.

Hvad er stamdata, og hvorfor betyder de noget for told?

Stamdata, eller masterdata, er de faste oplysninger om jeres varer. I toldsammenhæng er to felter afgørende. Det ene er varens HS-kode, som afgør toldsats, licenskrav og restriktioner. Det andet er varens oprindelse, altså hvor varen reelt er fremstillet.

Er de to felter forkerte, bliver alt, hvad der bygger på dem, også forkert: toldberegningen, brugen af frihandelsaftaler, CBAM-vurderingen og tjekket mod sanktionslister.

Manglende dokumentation for oprindelse kan koste dyrt

Forestil jer, at I har regnet med nul told takket være en frihandelsaftale, og at jeres avance afhænger af det. Hvis I ikke har en gyldig leverandørerklæring eller et andet oprindelsesbevis, har I ikke ret til præferencen.

Toldstyrelsen kan så efteropkræve den fulde told. Fristen er som hovedregel tre år fra toldskyldens opståen, men den kan blive længere, hvis forholdet kan straffes. På tre års import kan det hurtigt blive et stort beløb. Samtidig mister jeres varer konkurrencekraften på de markeder, hvor I har regnet med toldfrihed.

Forkerte HS-koder kan give problemer med sanktioner

HS-koden er ikke kun et spørgsmål om toldsatser. Mange virksomheder bruger leverandørens kode eller kopierer den fra en gammel forsendelse uden at tjekke den. Men koderne ændres, og nye sanktioner og eksportkontroller bliver ofte defineret ud fra varekoder.

Med en forkert kode kan I komme til at handle med en vare, der er omfattet af sanktioner, uden at opdage det. Overtrædelse af sanktioner kan straffes med bøde og fængsel, og ansvaret kan også ramme ledelsen personligt.

Fra brandslukning til faste rutiner

Mange virksomheder reagerer først, når containeren står stille i tolden. Så skal problemet løses under tidspres. Det er langt billigere at have faste rutiner.

Det betyder konkret, at nye varer ikke bliver solgt, før de er klassificeret og oprindelsen er dokumenteret. Varekoder bliver tjekket ved hvert årsskifte. Og leverandørerklæringer bliver fornyet og kontrolleret, før de udløber. Nogen i virksomheden skal have ansvaret, og de skal have tid og viden til at løfte det.

Få tjekket jeres stamdata

Hos Toft/Mikkelsen gennemgår vi jeres stamdata for varekoder og oprindelse og hjælper med at sætte rutiner op, der holder dem opdaterede. Kontakt mig for en uforpligtende analyse af jeres toldrisici.