Forsinket i tolden? Derfor er dårlig dokumentation den største årsag

En sending bliver forsinket. En vare står i tolden. Toldregningen er højere end forventet. Første tanke er ofte, at der er noget galt med varen eller speditøren. Men i langt de fleste sager, vi rådgiver om hos Toft/Mikkelsen, ligger årsagen et andet sted: i dokumentationen bag varen.

Derfor bliver varer forsinket i tolden

Efter vores erfaring skyldes op mod 9 ud af 10 forsinkede eller kontrollerede fortoldninger dårlig datakvalitet, ikke forsøg på at snyde. Det er dokumentation, der er mangelfuld, forældet eller upræcis, fordi ingen i virksomheden har haft tid eller viden til at holde den ved lige.

Problemet er sjældent, at man ikke kendte reglerne, da varen blev oprettet. Problemet er, at reglerne og virksomhedens data glider fra hinanden over tid, uden at nogen opdager det, før Toldstyrelsen gør.

Konsekvenserne: forsinkelser, tilbageholdte varer og for meget told

Når dokumentationen svigter, rammer det flere steder på én gang. Varer bliver holdt tilbage, mens tolden undersøger sagen. Produktion og leverancer kommer under pres. I andre tilfælde betaler virksomheden for meget i told, fordi den ikke kan dokumentere en oprindelse eller klassificering, der gav ret til en lavere sats.

Gentagne eller alvorlige fejl kan i sidste ende blive til en straffesag. Fælles for dem alle er, at de sjældent er enkeltstående. De er symptomer på en svaghed i, hvordan dokumentationen vedligeholdes.

Forældede oprindelsescertifikater er en stille risiko

Et oprindelsescertifikat eller en leverandørerklæring er typisk korrekt, når handlen indgås. Men oprindelsesreglerne ændrer sig i frihandelsaftalerne, og leverandørens forhold kan ændre sig. Erklæringer udløber.

Vi ser gang på gang, at virksomheder fortsætter med at bruge en oprindelse, der engang var rigtig, uden at nogen tjekker, om den stadig holder. Det bliver sjældent opdaget internt. Det bliver opdaget, når Toldstyrelsen spørger, eller når varen bliver udtaget til kontrol.

Forældede HS-koder sender varer til kontrol

Mange virksomheder klassificerer en vare én gang og lader koden stå i årevis. Men varekoderne opdateres hvert år, og varens sammensætning, brug eller emballering kan ændre sig, uden at koden bliver revurderet.

En forkert eller forældet varekode er en af de hyppigste årsager til, at varer bliver udtaget til fysisk kontrol. Det er samtidig en af de letteste ting at forebygge med en fast rutine.

Skærpet kontrol: Prisen for gentagne fejl

Fejl stopper ikke ved den enkelte sag. Når en virksomhed gentagne gange får påtalt klassificering eller oprindelse, ændrer det dens risikoprofil hos Toldstyrelsen. Resultatet er flere kontroller, længere behandlingstid og mere administration ved hver eneste fortoldning.

Det er langt dyrere at genopbygge tilliden hos Toldstyrelsen end at forebygge fejlene.

Sådan får I styr på dokumentationen

De fleste problemer kan forebygges uden store omvæltninger. Det kræver en gennemgang af den dokumentation, I allerede har, og en fast rutine for at holde den opdateret. Hos Toft/Mikkelsen gennemgår vi jeres oprindelsesdokumentation, leverandørerklæringer og varekoder, så I retter svaghederne, før de bliver til forsinkelser eller skærpet kontrol. Kontakt os for en uforpligtende snak.