Leverandørerklæring: Hvad er det, og hvordan skal den forstås?

Leverandørerklæringen er et af de mest brugte og mest misforståede dokumenter i arbejdet med oprindelse. Den er fundamentet, når I som eksportør skal dokumentere, at jeres varer har præferenceoprindelse og dermed giver jeres kunde nedsat told eller toldfrihed. Er erklæringen forkert, forældet eller mangler den, falder dokumentationen for jeres egen oprindelse også. Her er, hvad en leverandørerklæring er, hvordan den skal forstås, og hvad I skal holde øje med.

Hvad er en leverandørerklæring?

En leverandørerklæring er en erklæring fra en leverandør i EU om, at de varer, leverandøren sælger til jer, har præferenceoprindelse efter en bestemt frihandelsaftale eller ordning. Leverandøren udsteder den, og I bruger den som dokumentation, når I selv skal vurdere og erklære oprindelsen af de varer, I eksporterer.

Erklæringen skal vise, hvilke varer den dækker, og efter hvilke regler varerne har oprindelse. Den kan stå direkte på fakturaen, følgesedlen eller et andet handelsdokument, eller den kan være et selvstændigt dokument. Den kan udstedes på papir eller digitalt.

Læs også: Hvad er en vares oprindelse? →

Hvorfor har I brug for leverandørerklæringer?

Når I eksporterer under en frihandelsaftale, erklærer I over for jeres kunde, at varen har oprindelse i EU. For at kunne det, skal I vide, om de materialer og komponenter, I har købt, har oprindelse. Har de ikke det, tæller de som materialer uden oprindelse i jeres beregning, også selvom de er købt hos en dansk eller tysk leverandør.

Leverandørerklæringen er altså det led i kæden, der gør det muligt at regne leverandørens oprindelse med i jeres egen. Det er også grundlaget for kumulation, hvor materialer fra andre aftalelande tæller som jeres egne.

Læs også: Hvad er kumulation? →

Enkeltstående eller stående leverandørerklæring?

Der findes to typer. En enkeltstående leverandørerklæring dækker én bestemt forsendelse. Den kan udstedes når som helst, også efter at varerne er leveret.

En stående leverandørerklæring, også kaldet en langtidsleverandørerklæring, dækker gentagne leverancer af de samme varer over en periode. Den er den mest praktiske løsning, når I køber de samme varer fra den samme leverandør igen og igen. Formkravene står i bilag 22-15 (enkeltstående) og bilag 22-16 (stående) til EU's gennemførelsesforordning 2015/2447.

Hvor længe gælder en stående leverandørerklæring?

En stående leverandørerklæring skal have tre datoer: udstedelsesdatoen, startdatoen og slutdatoen for perioden. Startdatoen må højst ligge 12 måneder før og højst 6 måneder efter udstedelsesdatoen. Slutdatoen må højst ligge 24 måneder efter startdatoen.

En stående erklæring kan altså dække op til to år, og den kan gælde bagud for leverancer i op til et år. Leverandøren har pligt til straks at give jer besked, hvis erklæringen ikke længere gælder for nogle eller alle leverancer, fx fordi produktionen eller underleverandørerne er ændret.

Hvad skal en leverandørerklæring indeholde?

Erklæringen skal beskrive varerne så præcist, at man kan se, hvilke varer den dækker, typisk med varenummer og en tydelig varebeskrivelse. Den skal angive, hvilke lande eller aftaler varerne har præferenceoprindelse i forhold til, fordi oprindelsesreglerne er forskellige fra aftale til aftale. Den skal være dateret og underskrevet af leverandøren. Ved digitale erklæringer kan leverandøren i stedet give en skriftlig bekræftelse på, at leverandøren påtager sig det fulde ansvar for erklæringer udstedt i virksomhedens navn.

En vag erklæring om, at "alle vores varer er fremstillet i EU", er ikke nok. Det er præferenceoprindelse efter en bestemt aftale, der skal erklæres, ikke bare hvor varen er lavet.

Sådan kontrollerer I de leverandørerklæringer, I modtager

Tag aldrig en leverandørerklæring for givet. Tjek at den dækker de varenumre, I faktisk køber. Tjek at den nævner de aftaler og lande, I eksporterer til. Og tjek at perioden er gyldig på det tidspunkt, varen blev leveret.

Hold styr på udløbsdatoerne, så I kan bede om en ny erklæring i god tid. Mange virksomheder opdager først, at en stående erklæring er udløbet, når Toldstyrelsen eller en kunde spørger. Gem erklæringerne sammen med jeres øvrige oprindelsesdokumentation, så I kan fremvise dem ved en kontrol.

Læs også: Dårlige stamdata koster told →

Ansvar og kontrol: Hvad sker der, hvis erklæringen er forkert?

Leverandøren er ansvarlig for, at erklæringen er korrekt. Men det er jer, der erklærer oprindelsen over for kunden. Viser det sig ved en kontrol, at varen ikke havde oprindelse, kan jeres kunde i importlandet blive opkrævet den fulde told, og det rammer jeres kundeforhold. Samtidig kan jeres egne oprindelseserklæringer blive underkendt.

Toldmyndighederne kan bede om at få en leverandørerklæring bekræftet. Så kan leverandøren blive bedt om at dokumentere den, fx med en informationsattest INF 4 fra sin egen toldmyndighed. Derfor bør I kun bruge erklæringer fra leverandører, som kan dokumentere det, de skriver under på.

Få styr på jeres leverandørerklæringer

Hos Toft/Mikkelsen hjælper vi med at gennemgå de leverandørerklæringer, I modtager, og dem I selv udsteder. Vi sætter også en fast rutine op for fornyelse og kontrol, så jeres oprindelsesdokumentation holder ved en kontrol. Kontakt os for en uforpligtende snak.

Læs mere om vores rådgivning om told →